En sekreterares stora utmaning är frågan om vad som ska skrivas, hur det ska skrivas och hur mycket det ska stå. Det är inte självklart på något sätt - och om det inte står något i stadgarna om saken är det upp till styrelsen (eller ofta sekreteraren) att bestämma. Ofta finns det en kultur i föreningen, men den är inte alltid uttalad. Det är helt enkelt ganska knepigt ibland och man får prova sig fram.
Jag har lärt mig att det rent formellt räcker med ett rent beslutsprotokoll, dvs där det bara står paragraf och beslut. Punkt. Det är ju besluten som är anledningen till att man skriver protokoll. (Annars kallar man det för minnesanteckningar el. likn.) Min erfarenhet är dock att detta är ganska ovanligt. (Jag har nog bara sett det i ett sammanhang - och det kändes jättekonstigt.)
De flesta möten brukar nog resultera i något slags diskussionsprotokoll, där protokollet ger en sammanfattning av diskussionen innan det stadfäster beslutet. För det är fortfarande besluten som protokollet syftar till. Vem som sa vad hör egentligen inte dit, utan vitsen är att ge läsaren (t.ex. framtida styrelsemedlemmar som vill begripa hur man tänkte) en uppfattning om huvudpunkterna i den diskussion som ledde fram till beslutet.
Allt som sägs ska alltså inte vara med. Saker som hur vi kommer överens om att fixa fikat eller att någon tipsar om andra utförare har kanske egentligen inte med besluten vi tog på just det mötet att göra. Å andra sidan är det rent allmänt bra om det står i protokoll vem som förväntas göra vad till när, så att det fungerar som arbetsunderlag och hjälper oss att komma ihåg vad vi har att göra. Och utförartipsen med efterföljande diskussion ska absolut vara med i protokollet den dagen man ska ta beslut om vem som faktiskt ska få uppdraget ifråga.
Så länge man hoppar omkring i diskussionen inom en och samma punkt, så disponerar sekreteraren som han/hon vill. Om man börjar diskutera andra saker ska ordföranden egentligen avbryta - och om det är viktigt ska man formellt avsluta pågående diskussion samt återvända till den punkt det gäller för att återuppta diskussionen man hade där, innan mötet kommer tillbaka till det de håller på med. Så formell är jag som ordförande på årsstämmor o.likn, men på styrelsemöten tycker jag inte att det behövs. Då brukar jag låta folk prata färdigt och sedan säga till sekreteraren till vilken punkt det hör.
Kort sagt: Man kan som sekreterare göra stödanteckningar under information/diskussion, men ofta vinner man på att lyssna mycket för att få en överblick över vad som är viktigt istället för att skriva allt. Det blir naturligtvis enklare ju mer bekant man blir med frågorna, men man kan alltid fråga mötet vad som ska tas med om man är osäker. Innan man övergår till nästa punkt är det bra att kolla lite snabbt att man fick med beslutet och vem som ska verkställa det. Det är ju viktigast - och diskussionen kanske man ofta kan erinra sig i efterhand.
Som ordförande försöker jag fråga sekreteraren under mötet om han/hon hinner med. (Iallafall inbillar jag mig att jag gör det!) Jag väntar gärna lite, så att han/hon hinner vara närvarande ordentligt. Jag försöker också ofta sammanfatta det viktigaste av vad vi har sagt på slutet, innan vi byter ämne, som en hjälp både för mig själv och för de andra. (Fast känner sekreteraren sig stressad då är ju förstås risken att denne bara uppfattar det som mer att skriva...)
Som en parentes kan jag tala om att sekreteraren som är jag ännu inte är bekväm med att skriva på dator vid styrelsemöten, just för att de ofta blir lite hattiga när frågorna går i varandra. Det tar en sån himla tid att rulla upp och ner då, så jag föredrar fria anteckningar med pilar och rutor på ett block för att hinna med att lyssna och delta. Sedan använder jag ett gammalt protokoll som mall vad gäller layouten, så går det rätt så fort att skriva rent ändå. Och man frestas inte att behålla något onödigt, bara för att det redan står där.
Ja, så här tänker jag.
